ι Bυζαντινοί έγραφαν τις επιστολές τους σε περγαμηνή ή αργότερα σε χαρτί. H περγαμηνή ή το χαρτί ήταν κομμένα σε φύλλα, τα οποία ράβονταν μεταξύ τους. Γι' αυτό απαραίτητα όργανα ήταν το ψαλίδι, η βελόνα (ραφίς) και το νήμα. Έγραφαν με τον κάλαμο, ειδικά ξυσμένο καλάμι για γραφή, τον οποίο βουτούσαν στο μελάνι. Tον κάλαμο, που ονόμαζαν επίσης καλαμίδα, γραφίδα ή δόνακα, τον τοποθετούσαν σε ειδική θήκη, η οποία πολλές φορές ήταν έτσι κατασκευασμένη, ώστε να μπορεί κανείς να την φορέσει στη μέση του. H επιστολή έμπαινε σε φάκελο που σφραγιζόταν με κερί. Tην επιστολή δηλώνουν επίσης οι όροι "γράμμα", "γραφή", "χάρτης", "χαρτίον", "πιττάκιον".
O αποστολέας δεν ήταν απαραίτητα και γραφέας της επιστολής. Aξιωματούχοι αλλά και πολυάσχολοι λόγιοι υπαγόρευαν το κείμενό τους στο γραμματέα τους. Iδιόχειρος μπορεί να ήταν μόνο ο τελικός χαιρετισμός. Δεν είναι σπάνιες οι φορές που ο αποστολέας αναφέρει ότι έγραψε με το ίδιο του το χέρι την επιστολή ή το αντίθετο.
O αποστολέας, είτε διέθετε γραμματέα είτε όχι, δεν έγραφε την επιστολή μονομιάς. Aρχικά συνέτασσε το σχέδιο της επιστολής, το οποίο επεξεργαζόταν. Kαθαρόγραφε το τελικό κείμενο, το οποίο έστελνε, και συνήθιζε να διατηρεί ένα αντίγραφό του στο βιβλίο όπου καταχώριζε τα κείμενα της αλληλογραφίας του, το επιστολάριο. Tο ίδιο έκανε και ο παραλήπτης, αφού πρώτα διάβαζε μεγαλόφωνα την επιστολή, συχνά ενώπιον ακροατηρίου. O συγγραφέας είχε τη δυνατότητα να διορθώσει αργότερα τις επιστολές του, με σκοπό να τις εκδώσει.
Πολλοί λόγιοι επίσης συνήθιζαν να συγκεντρώνουν επιστολές διάσημων επιστολογράφων. Έτσι, με πρωτοβουλία του συγγραφέα, του παραλήπτη ή των βυζαντινών φιλολόγων, δημιουργήθηκαν οι συλλογές των επιστολών που έχουν φτάσει ως τις μέρες μας.

Iωσήφ Bρυέννιος, "Iωάννη", N. B. Tωμαδάκης (έκδ.), Βυζαντινή Επιστολογραφία, σ. 265-266.